あえて貸会議室を利用するメリット

充実した設備で満足のいく利用を

街中で「貸し会議室あります」という看板を見かけたことはありませんか。こうした貸会議室、オフィスでいつも会議をしている方からすれば、自社の会議室でやればいいじゃん！と思われるかもしれませんね。ですが、こうもたくさん見かけるということはそこにメリットがあり、利用する人がいる、ということです。

便利で利用しやすい立地

貸し会議室は主に駅の周辺や繁華街などにあります。つまり、電車やバスを使えば簡単に行きやすく、参加者が利用しやすいのです。自社ビルが入り組んだ細い道の奥などにあった場合、外部の参加者がうまくたどり着けない可能性もあります。そんな時、利用しやすい場所にある会議室はとても便利です。

多くの人々が利用している貸し会議室

「会議室」とは言うものの、用途は会議だけにとどまりません。
社内研修に採用試験、株主総会といった社用を行う場所に始まり、サークルなどの打ち合わせ、お稽古事のセミナーや懇親会、女子会などの宴会やパーティ、展示会場などのギャラリーにも利用できます。
貸し会議室によって利用のうえでの規則はありますが、その範囲内で、他のお客さんに迷惑をかけなければ、どういう使い方をしても自由です。

一口に貸し会議室と言ってもさまざまな形態があり、それによって設備や使い勝手も変わってきます。
自治体が貸し出している会議室もあれば、ホテルや喫茶店にも付帯設備として貸し会議室はあります。
中でも１番、設備などを充実しているのは、貸し会議室として営業している店舗でしょう。

もちろん、設備が充実すればするほど、利用料金は高くなります。
ただ会議室を借りるだけならば数千円から借りられるところもあります。
収容人数やその広さによっては100万円単位の料金が必要なところもあります。サービスを拡充すればその分、値段は上乗せされます。

イベント開催の総合プロデュースから会場設営、備品のレンタルから弁当やケータリングの手配、会議に参加する人たちの宿泊施設や交通の手配、そしてスタッフの派遣まで、貸し会議室には様々なサービスを準備しているところがあります。
会合の幹事を任されたとしても、あらゆる準備を先方にお任せすれば、わずらわしい雑務も減ることでしょう。（もちろん、料金は少しお高めになりますが）

都合よく使っているつもりでもつい

注意しなくてはいけないのは、経費削減のつもりが予想以上にコスト高になってしまうかもしれないということです。利用時間が長くなればなるほど、当然、割高になります。もしかしたら、オフィスの近くに会議室として一室借りたほうがいい場合もあるかもしれません。本末転倒にならないよう注意しなくてはなりませんね。